2016年廣東省佛山市醫(yī)用耗材及檢驗試劑關(guān)于重視和做好網(wǎng)上訂單發(fā)貨確認、日常監(jiān)控等工作的通知
各成交供應(yīng)商、各配送企業(yè)：
????? 根據(jù)《佛山市醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材集中招標采購監(jiān)督指導(dǎo)委員會關(guān)于做好2016年佛山市醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材及檢驗試劑集中采購成交產(chǎn)品網(wǎng)上交易的通知》的第五點“成交供應(yīng)商要嚴格執(zhí)行《2016年佛山市醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材及檢驗試劑集中采購成交確認合同》、《2016年佛山市醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材及檢驗試劑集中采購實施方案》和《2016年佛山市醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材及檢驗試劑集中采購文件》的各項規(guī)定，做好網(wǎng)上交易的各項工作，及時完成網(wǎng)上訂單確認和成交產(chǎn)品配送工作”，以及采購文件、實施方案等文件的相關(guān)規(guī)定，各企業(yè)須重視和做好海虹醫(yī)藥數(shù)據(jù)管理平臺（http://smix.emedchina.cn）網(wǎng)上訂單的發(fā)貨確認、日常監(jiān)控等工作，具體通知如下：
????? 一、部分網(wǎng)上訂單存在不閱讀、只閱讀不確認發(fā)貨、實際已送貨但網(wǎng)上不確認發(fā)貨、過早確認發(fā)貨或發(fā)貨數(shù)量有誤等情況，影響合同的監(jiān)管、檢查和醫(yī)療機構(gòu)的采購管理。請各企業(yè)在規(guī)定的供貨期限內(nèi)，對即將發(fā)貨的網(wǎng)上訂單實時、準確地做好發(fā)貨確認操作，否則將根據(jù)采購文件按違約違規(guī)行為處理〔詳見采購文件“11.2.2供應(yīng)商違約違規(guī)行為及處理”和“11.2.3配送企業(yè)（包括供應(yīng)商自行配送）違約違規(guī)行為及處理”〕。網(wǎng)上訂單的發(fā)貨確認操作說明和注意事項如下：
????? 1、操作說明：
????? 條形碼維護及備貨、非條碼備貨的相關(guān)操作，詳見附件。
????? 2、注意事項：
????? （1）只有相應(yīng)的配送企業(yè)，才能對訂單商品操作發(fā)貨確認；
????? （2）操作發(fā)貨確認后，才能打印備貨明細；
????? （3）訂單商品確認發(fā)貨后，醫(yī)療機構(gòu)將看到其狀態(tài)為已發(fā)貨，作為判斷配送企業(yè)即將發(fā)貨的依據(jù)。因此，配送企業(yè)須確保在實際發(fā)貨前對訂單商品操作發(fā)貨確認，避免出現(xiàn)不確認發(fā)貨（如只閱讀不確認發(fā)貨，僅為已閱讀狀態(tài)，不代表即將發(fā)貨）、過早確認發(fā)貨（影響醫(yī)療機構(gòu)的采購管理和臨床使用）等情況；
????? （4）醫(yī)療機構(gòu)對網(wǎng)上訂單操作到貨確認時，將優(yōu)先按照發(fā)貨記錄進行確認操作，請各配送企業(yè)操作備貨時，嚴格按照訂單商品的采購數(shù)量準確添加發(fā)貨信息，同一訂單商品的累計發(fā)貨數(shù)量不得大于采購數(shù)量。如有特殊情況的，須盡快聯(lián)系醫(yī)療機構(gòu)協(xié)商處理，并做好跟進工作，避免遺忘和事后難以核實，影響訂單的準確性，例如：
????? ①因包裝問題導(dǎo)致實際發(fā)貨數(shù)量大于網(wǎng)上訂單商品采購數(shù)量的，可聯(lián)系醫(yī)療機構(gòu)對多出的數(shù)量另行發(fā)送訂單或作廢原訂單商品重新發(fā)送正確的訂單；
????? ②因庫存不足導(dǎo)致實際發(fā)貨數(shù)量小于網(wǎng)上訂單商品采購數(shù)量的，可提醒醫(yī)療機構(gòu)在驗收入庫后盡快操作到貨確認（避免遺忘）或作廢原訂單商品重新發(fā)送正確的訂單。
????? 二、部分網(wǎng)上訂單存在配送企業(yè)有誤、到貨數(shù)量有誤、商品有誤等情況，影響合同的監(jiān)管、檢查和醫(yī)療機構(gòu)的采購管理。請各企業(yè)配合做好以下日常監(jiān)控工作，共同維護網(wǎng)上訂單的準確。
????? 1、無論配送企業(yè)，還是作為成交供應(yīng)商的經(jīng)銷企業(yè)，均應(yīng)經(jīng)常查看網(wǎng)上訂單，及時發(fā)現(xiàn)有誤訂單。一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上訂單有誤，須盡快聯(lián)系醫(yī)療機構(gòu)協(xié)商處理，并做好跟進工作，避免遺忘和事后難以核實，影響訂單的準確性。
????? 2、需要注意的系統(tǒng)操作：
????? （1）經(jīng)銷企業(yè)可進入“耗材交易-經(jīng)銷訂單查看”菜單查看其所有配送商的訂單；
????? （2）醫(yī)療機構(gòu)發(fā)出的退貨單，須由相應(yīng)的配送企業(yè)進入“耗材交易－訂單退貨”菜單，對相應(yīng)退貨單點擊右方“操作”下的“明細”圖標按鈕，在彈出的“退貨明細”框中，勾選相應(yīng)的退貨商品，點擊下方的“同意退貨”，才能生效。
?????? 三、經(jīng)銷企業(yè)作為成交供應(yīng)商，須針對上述情況對網(wǎng)上訂單、配送企業(yè)做好日常的監(jiān)控工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促、協(xié)調(diào)、跟蹤處理。
????? 四、如需技術(shù)協(xié)助，請咨詢：0757－83636010、83636083、83636078，譚先生或鐘先生、林先生、彭先生。
廣東海虹藥通電子商務(wù)有限公司佛山分公司
二〇一七年三月六日